Microsoft Copilot ist in verschiedenen Lizenzstufen verfügbar. Eine Basisversion steht kostenlos in Microsoft 365 zur Verfügung, während die vollständigen KI-Funktionen für den Arbeitsalltag das kostenpflichtige Microsoft 365 Copilot-Add-on erfordern. Welche Lizenz sich für Ihr Unternehmen lohnt, hängt davon ab, wie intensiv Sie KI-gestützte Unterstützung in Word, Excel, Teams und Outlook einsetzen möchten. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen rund um Lizenzierung, Kosten und Einführung.
Welche Microsoft-Lizenzen beinhalten Copilot-Funktionen?
Copilot-Funktionen sind in mehreren Microsoft-Lizenzen enthalten, jedoch in unterschiedlichem Umfang. Die kostenlose Copilot-Basisversion steht in allen Microsoft-365-Plänen bereit, während der vollständige Microsoft 365 Copilot mit tiefgreifender KI-Integration in Office-Apps als kostenpflichtiges Add-on hinzugebucht werden muss. Eine klare Unterscheidung der Lizenzstufen hilft dabei, unnötige Kosten zu vermeiden.
Grundsätzlich lassen sich drei Stufen unterscheiden:
- Copilot Free (Web-Version): Kostenlos über copilot.microsoft.com oder die Copilot-App zugänglich. Bietet allgemeine KI-Chats ohne Anbindung an Unternehmensdaten.
- Copilot in Microsoft 365 (integrierte Basisfunktionen): In Plänen wie Microsoft 365 Business Basic, Business Standard und Business Premium enthalten. Umfasst einfache KI-Hilfen in einzelnen Apps, zum Beispiel Schreibvorschläge in Outlook oder Zusammenfassungen in Teams.
- Microsoft 365 Copilot (vollständiges Add-on): Kostenpflichtiger Zusatz, der tiefgreifende KI-Funktionen über alle Office-Apps hinweg freischaltet und auf Unternehmensdaten zugreift.
Wichtig zu wissen: Die Verfügbarkeit einzelner Basisfunktionen hat Microsoft in den letzten Jahren schrittweise ausgeweitet. Stand 2026 sind einfache Copilot-Features in den meisten Business-Plänen ohne Aufpreis nutzbar, der volle Funktionsumfang bleibt jedoch dem Add-on vorbehalten.
Was ist der Unterschied zwischen Copilot Free und Microsoft 365 Copilot?
Der zentrale Unterschied liegt im Datenzugriff und der Tiefe der Integration. Copilot Free arbeitet mit öffentlichem Wissen und allgemeinen Sprachmodellen, ohne Zugriff auf Ihre Unternehmensdaten. Microsoft 365 Copilot hingegen ist direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams eingebettet und greift auf Ihre E-Mails, Dokumente, Kalender und Besprechungen zu.
Konkret bedeutet das für den Arbeitsalltag:
- Copilot Free beantwortet allgemeine Fragen und hilft beim Schreiben von Texten, hat aber keinen Einblick in Ihre internen Dateien oder Ihre Kommunikation.
- Microsoft 365 Copilot fasst Besprechungsprotokolle aus Teams automatisch zusammen, erstellt Entwürfe auf Basis bestehender Dokumente und analysiert Excel-Tabellen mit Ihren eigenen Daten.
- Microsoft 365 Copilot nutzt den sogenannten Microsoft Graph, der alle Inhalte und Aktivitäten in Ihrer Microsoft-365-Umgebung verbindet.
Für Unternehmen, die KI produktiv in bestehende Arbeitsprozesse einbinden möchten, ist der Unterschied erheblich. Copilot Free eignet sich für erste Experimente, Microsoft 365 Copilot für den echten Einsatz im Tagesgeschäft.
Wie viel kostet Microsoft 365 Copilot zusätzlich?
Microsoft 365 Copilot kostet als Add-on 30 Euro pro Nutzer und Monat (Stand 2026, zuzüglich Mehrwertsteuer) und setzt eine berechtigte Basislizenz voraus. Das Add-on ist nicht eigenständig buchbar, sondern ergänzt vorhandene Microsoft-365-Pläne.
Folgende Basispläne berechtigen zur Buchung des Copilot-Add-ons:
- Microsoft 365 Business Basic
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium
- Microsoft 365 E3 und E5 (für größere Unternehmen)
Für ein Unternehmen mit 50 Nutzern bedeutet das monatliche Zusatzkosten von rund 1.500 Euro. Ob sich diese Investition rechnet, hängt davon ab, wie viele Mitarbeitende Copilot aktiv nutzen und welche Zeitersparnisse realistisch erzielt werden. Es empfiehlt sich, zunächst eine kleinere Nutzergruppe mit dem Add-on auszustatten und den Mehrwert zu messen, bevor das Rollout auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet wird.
Welche Copilot-Funktionen sind in Microsoft 365 Business Premium enthalten?
Microsoft 365 Business Premium enthält ohne das kostenpflichtige Add-on bereits einige Copilot-Basisfunktionen, darunter KI-gestützte Schreibvorschläge in Outlook, einfache Zusammenfassungen in Teams und grundlegende Hilfen in einzelnen Office-Apps. Der vollständige Copilot-Funktionsumfang erfordert jedoch weiterhin das Add-on.
Was in Business Premium konkret ohne Aufpreis nutzbar ist:
- Copilot in Teams: Zusammenfassungen von Besprechungen und Chats (in ausgewählten Szenarien)
- Copilot in Outlook: E-Mail-Entwürfe und Schreibvorschläge
- Copilot in Word und PowerPoint: Einfache Textvorschläge und Formatierungshilfen
- Microsoft Copilot Chat (ehemals Bing Chat Enterprise): Datenschutzkonforme KI-Chats ohne Speicherung der Eingaben
Business Premium ist ohnehin der empfehlenswerteste Plan für mittelständische Unternehmen, weil er neben den Copilot-Basisfunktionen auch umfangreiche IT-Security-Features wie Microsoft Defender for Business und Intune für die Geräteverwaltung enthält. Wer also die Sicherheit und die KI-Grundfunktionen gemeinsam abdecken möchte, ist mit Business Premium gut aufgestellt.
Wann lohnt sich das Microsoft 365 Copilot Add-on für mittelständische Unternehmen?
Das Microsoft 365 Copilot Add-on lohnt sich für mittelständische Unternehmen dann, wenn Mitarbeitende regelmäßig zeitaufwendige Aufgaben erledigen, die Copilot direkt unterstützen kann, zum Beispiel das Verfassen von Berichten, die Vorbereitung von Präsentationen oder die Nachbereitung von Meetings. Je höher die Nutzungsfrequenz, desto schneller amortisieren sich die Kosten.
Konkrete Szenarien, in denen das Add-on klaren Mehrwert bringt:
- Vertriebsteams, die täglich Angebote, Protokolle und Kundenkommunikation erstellen
- Geschäftsführung und Management, die viele Meetings führen und Zusammenfassungen benötigen
- HR-Teams, die Stellenausschreibungen, Onboarding-Unterlagen und interne Kommunikation verfassen
- Projektteams, die Statusberichte und Dokumentationen regelmäßig aktualisieren
Weniger sinnvoll ist das Add-on für Mitarbeitende, die hauptsächlich operative Aufgaben ohne Schreib- oder Analyseanteil erledigen. Eine selektive Zuweisung der Lizenzen nur an die Nutzergruppen mit dem höchsten Nutzen ist die wirtschaftlich klügere Entscheidung als ein flächendeckendes Rollout.
Wie wird Microsoft Copilot in einem Unternehmen eingeführt?
Die Einführung von Microsoft Copilot im Unternehmen folgt am besten einem strukturierten Vorgehen in drei Phasen: Vorbereitung, Pilotbetrieb und unternehmensweites Rollout. Eine ungeplante Einführung führt häufig dazu, dass Mitarbeitende das Tool kaum nutzen und der Mehrwert ausbleibt.
Phase 1: Technische und organisatorische Vorbereitung
Vor der Aktivierung sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Microsoft-365-Umgebung sauber konfiguriert ist. Dazu gehört die Überprüfung der Berechtigungsstrukturen, denn Copilot greift auf alle Inhalte zu, auf die ein Nutzer Zugriff hat. Sensible Daten sollten korrekt klassifiziert und geschützt sein, bevor Copilot aktiviert wird.
Phase 2: Pilotgruppe und Schulung
Starten Sie mit einer Pilotgruppe von 10 bis 20 Nutzern aus verschiedenen Abteilungen. Schulen Sie diese gezielt in konkreten Anwendungsfällen, die für ihren Arbeitsalltag relevant sind. Sammeln Sie Feedback und messen Sie, welche Funktionen tatsächlich genutzt werden und wo Verbesserungsbedarf besteht.
Phase 3: Unternehmensweites Rollout
Auf Basis der Piloterkenntnisse rollen Sie Copilot schrittweise für weitere Nutzergruppen aus. Begleitende Schulungsunterlagen, kurze Video-Tutorials und interne Ansprechpartner erhöhen die Akzeptanz deutlich. Planen Sie außerdem regelmäßige Reviews, um neue Copilot-Funktionen zu integrieren, da Microsoft das Tool kontinuierlich weiterentwickelt.
Wie Erhardt IT-Services bei der Microsoft Copilot Lizenz unterstützt
Die richtige Lizenzkombination zu finden und Copilot sinnvoll im Unternehmen einzuführen, ist für viele mittelständische Unternehmen aufwendiger als erwartet. Wir helfen dabei, den Überblick zu behalten und die für Sie passende Lösung umzusetzen.
Als Erhardt IT-Services unterstützen wir Sie konkret bei:
- Lizenzanalyse und Empfehlung: Wir prüfen, welche bestehenden Pläne Sie bereits haben und wo das Copilot-Add-on wirklich Sinn ergibt
- Technischer Vorbereitung Ihrer Microsoft-365-Umgebung, damit Copilot sicher und datenschutzkonform arbeitet
- Schulung Ihrer Mitarbeitenden mit praxisnahen Anwendungsfällen aus Ihrem Arbeitsalltag
- Begleitung beim Pilotbetrieb und beim unternehmensweiten Rollout
- Laufender Unterstützung, wenn neue Copilot-Funktionen verfügbar werden
Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, bevor Sie eine Lizenzentscheidung treffen: In unserem kostenlosen Webinar „Copilot at Work“ zeigen wir Ihnen anhand konkreter Beispiele, welche Copilot-Funktionen sich im Mittelstand am meisten bewähren und wie Sie den Einstieg Schritt für Schritt angehen. Dort erfahren Sie auch, wie Sie Lizenzen gezielt einsetzen, ohne Budget zu verschwenden.
