Kundenreferenz
Festspielhaus Baden-Baden
Von der Excel-Liste zu automatisierten Workflows für Wartungsplanung in Microsoft 365
Für 32 Anlagen steuert das Festspielhaus heute automatisiert rund 60 Prüf- und Wartungsregeln. Fristen werden zuverlässig eingehalten, der Prüfstand ist jederzeit transparent einsehbar und alle Prozesse lückenlos dokumentiert. Das Facility Management wird spürbar entlastet und die Compliance ist gesichert.
Festspielhaus Baden-Baden
Automatisierte Wartungsprozesse nahtlos integriert in M365
Aus der manuellen Prüfung dutzender Maschinen und Anlagen mithilfe von Excel wird eine automatisierte Überwachung der Fälligkeiten und eine skalierbare Grundlage für weitere Automatisierungen für das Gebäudemanagement.
Die Herausforderung
Kritische Prüfpflichten, gesteuert über Excel und Erinnerung
Als Versammlungsstätte muss das Festspielhaus seine zahlreichen Anlagen regelmäßig prüfen und warten lassen. Grundlage dafür sind unter anderem die Versammlungsstättenverordnung, die Landesbauordnung und die Betriebssicherheitsverordnung. Insgesamt geht es um 32 Anlagen, 60 Prüfregeln und rund 50 Wartungseinsätze pro Jahr.
Gesteuert wurde all das bisher über eine historisch gewachsene Excel-Liste mit Farbcode-System und manuellen Abzeichnungen. Dieses System funktionierte dank engagierter Mitarbeitender in der Praxis, hatte aber klare Grenzen:
- Es fehlte an automatischen Erinnerungen, Eskalationen wurden manuell gesteuert, eine systematische Statusverfolgung war nicht möglich.
- Termine, Nachweise und Folgeaufgaben mussten sich die Mitarbeitenden aktiv merken.
- Das Prozesswissen lag bei wenigen Personen im Facility Management.
- Die rein manuelle Kontrolle war potenziell fehleranfällig, Nachweise wurden nicht strukturiert abgelegt.
Die Zielsetzung: Die Wartungs- und Prüfplanung sollte digitalisiert, Fristen automatisch überwacht und das Facility Management nachhaltig entlastet werden.
Anforderungen: Integration in die bestehende M365-Umgebung, straffe Timeline und eine klare Budgetgrenze von 10.000 €
Die Lösung heute
Vom Excel-Kalender zum automatisierten Prozess in Microsoft 365
In enger Abstimmung mit dem Facility Management wurde zunächst auf Basis einer umfassenden Prozessanalyse ein strukturiertes Datenmodell entwickelt und die Anforderungen an Wartungszyklen, Transparenz und Kommunikation dann für jede Anlage individuell umgesetzt. Die Lösung basiert auf Microsoft 365, Microsoft 365 Copilot und SharePoint.
- Prozessanalyse: Die gewachsene Excel-Logik wurde in ein klares Zielbild überführt, das für jede Anlage Prüfung, Zyklus und Dienstleister festlegt.
- Datenmodell und Automatisierung: Anlagen, Prüfregeln, Verantwortlichkeiten und Prüfhistorie sind strukturiert in SharePoint abgebildet.
- Automatisierung: Erinnerungen, Eskalationen und Statusverfolgung laufen automatisch. Der Wartungsstand ist so jederzeit nachvollziehbar.
- Kontrollierte Kommunikation: Die Kommunikation mit Dienstleistern wird automatisch vorbereitet und vom Facility Management freigegeben.
Björn Marz
So profitiert das Festspielhaus von der smarten integrierten KI-Lösung
Das Ergebnis: Volle Kontrolle über Prüfpflichten, weniger Aufwand im Alltag
Die Lösung ist auf die konkreten Anlagen, Wartungszyklen und Dienstleister des Festspielhauses zugeschnitten, nicht auf einen Standardprozess. Die individuellen Prüfdaten konnten sauber übernommen werden, womit die Lösung ab Tag 1 verlässlich eingesetzt werden konnte.
Fristen, Nachweise, Prüfungen und behobene Mängel sind lückenlos dokumentiert. Das unterstützt die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und erleichtert die Vorbereitung auf das jährliche QM-Audit. Die Dienstleisterkommunikation wird vorbereitet, Freigabe und Abnahme verbleiben aber beim Mensch und die Kontrolle somit beim Facility Management.
Kritische Wartungen und Prüfungen werden aktiv überwacht, keine Frist geht unter. Die Verantwortlichen sehen jederzeit, welche Vorgänge geplant, offen, überfällig oder abgeschlossen sind und welche Tasks sich daraus ergeben.
Manuelle Terminkontrolle und Nachverfolgung gehören der Vergangenheit an. Strukturierte Daten und klare Workflows machen den Prozess unabhängig von Einzelwissen und sorgen dafür, dass der Prozess auch bei Urlaub oder Personalwechsel stabil weiterläuft.
Klein starten, Nutzen schaffen, skalierbar denken.
Das Projekt wurde bewusst als kompakter Pilot angelegt und dient dem Festspielhaus als Grundlage für die schrittweise Weiterentwicklung seiner KI- und Microsoft-365-Landschaft.
Weitere Referenzen
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Moritz Lehnick | AI Business Expert
Moritz arbeitet mit Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen an der erfolgreichen Einführung von KI‑Lösungen und deren Weiterentwicklung.