Wie lässt sich die Prompting-Kompetenz von Mitarbeitenden fördern?

Prompting-Kompetenz ist keine rein technische Fähigkeit, sondern eine Kommunikations- und Anwendungskompetenz: die Fähigkeit, KI-Sprachmodelle so zu nutzen, dass sie bei konkreten Arbeitsaufgaben tatsächlich unterstützen. Diese Kompetenz lässt sich erlernen und gezielt fördern – aber sie entsteht nicht von selbst und nicht durch eine einmalige Einführungsschulung. Dieser Artikel richtet sich an Geschäftsführungen, Personalverantwortliche, Teamleitungen und alle, die KI-Einführungen in mittelständischen Unternehmen verantworten.

Welche Mitarbeitenden benötigen welche Prompting-Kompetenzen?

Nicht alle Mitarbeitenden brauchen dieselben Fähigkeiten im Umgang mit KI-Tools. Sinnvoller als eine einheitliche Schulung für alle ist eine differenzierte Betrachtung: Wer nutzt KI wofür, und welche Anforderungen entstehen daraus?

Einige Beispiele aus der Praxis:

• Marketing und Kommunikation: Mitarbeitende, die regelmäßig Texte erstellen, benötigen Kompetenzen in der Formulierung aufgabenbezogener Prompts – etwa für Entwürfe, Überarbeitungen oder das Anpassen von Tonalität und Zielgruppe.
• Vertrieb: Hier geht es häufig um die Vorbereitung von Kundenkommunikation, Angebotstexten oder Gesprächsleitfäden. Prompting-Kompetenz bedeutet in diesem Kontext vor allem, relevante Kontextinformationen gezielt einzubringen.
• Verwaltung und HR: Standardschreiben, Stellenanzeigen oder interne Dokumentation lassen sich mit KI effizienter erarbeiten – vorausgesetzt, die Mitarbeitenden wissen, wie sie Aufgaben klar beschreiben und Ergebnisse kritisch prüfen.
• Projektmanagement: Zusammenfassungen, Statusberichte oder Protokolle sind typische Anwendungsfälle. Hier ist die Fähigkeit wichtig, strukturierte Eingaben zu formulieren und Ausgaben auf Vollständigkeit zu prüfen.

Für Mitarbeitende, deren Aufgaben wenig Textarbeit oder Informationsverarbeitung umfassen, ist Prompting möglicherweise weniger relevant. Eine realistische Einschätzung der Anwendungsfälle je Bereich ist daher der erste Schritt.

Warum reicht eine einmalige Schulung nicht aus?

Eine einmalige Einführungsveranstaltung schafft Bewusstsein, aber keine nachhaltige Kompetenz. Prompting erfordert Übung, Wiederholung und den Transfer auf reale Aufgaben. Wer nach einer Schulung keine Gelegenheit hat, das Gelernte direkt anzuwenden, verliert den Anschluss schnell wieder.

Hinzu kommt: KI-Tools entwickeln sich kontinuierlich weiter. Neue Funktionen, veränderte Modellverhalten und neue Anwendungsfälle entstehen laufend. Prompting-Kompetenz ist deshalb kein einmal erreichter Zustand, sondern ein fortlaufender Lernprozess, der im Unternehmen strukturell verankert sein muss.

Unternehmen, die Prompting nachhaltig etablieren wollen, brauchen daher mehr als eine Auftaktschulung: Sie brauchen Strukturen, die das Lernen und den Austausch dauerhaft ermöglichen.

Wie lässt sich Prompting-Kompetenz strukturiert aufbauen?

Ein realistischer Aufbau folgt mehreren Schritten, die aufeinander aufbauen:

1. Zielgruppen und Anwendungsfälle bestimmen: Welche Bereiche und Rollen profitieren konkret von KI-Unterstützung? Welche Aufgaben sind geeignet? Diese Fragen sollten vor jeder Schulungsplanung beantwortet werden.
2. Vorhandenen Wissensstand erfassen: Nutzen einzelne Mitarbeitende bereits KI-Tools? Welche Erfahrungen und Vorbehalte bestehen? Ein kurzer interner Austausch schafft eine realistische Ausgangsbasis.
3. Praxisnahe Schulungen anhand realer Aufgaben durchführen: Schulungen sind dann wirksam, wenn sie nicht mit abstrakten Beispielen arbeiten, sondern mit konkreten Aufgaben aus dem Arbeitsalltag der Teilnehmenden. Ein Marketingteam übt andere Prompts als ein HR-Team.
4. Prompts gemeinsam testen und verbessern: Das iterative Verfeinern von Prompts in der Gruppe – mit direktem Feedback und Vergleich verschiedener Formulierungen – fördert das Verständnis deutlich stärker als individuelle Übungen allein.
5. Geprüfte Vorlagen in einer zentralen Prompt-Bibliothek sammeln: Funktionierende Prompts sollten dokumentiert und für alle zugänglich gemacht werden. Eine gemeinsame Sammlung verhindert, dass jede Person dasselbe Rad neu erfindet.
6. Interne Ansprechpartner oder Multiplikatoren benennen: Mindestens eine Person pro Team oder Bereich sollte als Ansprechpartner für Prompting-Fragen fungieren. Diese Multiplikatoren halten das Wissen lebendig und begleiten Kolleginnen und Kollegen im Alltag.
7. Erfahrungen regelmäßig austauschen: Kurze, regelmäßige Formate – etwa ein monatlicher Austausch über neue Anwendungsfälle oder hilfreiche Prompts – halten die Kompetenz im Team aktuell.
8. Kompetenz und tatsächliche Nutzung überprüfen: Nach einer definierten Zeit sollte geprüft werden, ob KI-Tools tatsächlich genutzt werden, ob die Ergebnisse den Arbeitsalltag erleichtern und wo weiterer Entwicklungsbedarf besteht.

Welche Rolle spielen Vorlagen, Übungen und Feedback?

Praktische Übungen sind der Kern jeder wirksamen Prompting-Schulung. Teilnehmende sollten nicht nur zuhören, sondern selbst formulieren, ausprobieren und Ergebnisse bewerten. Dabei ist es hilfreich, mit vorhandenen Vorlagen zu starten und diese schrittweise an eigene Aufgaben anzupassen.

Regelmäßiges Feedback – sowohl durch Lehrende als auch durch Kolleginnen und Kollegen – beschleunigt den Lernfortschritt. Wer sieht, wie ein leicht veränderter Prompt zu einem deutlich besser verwertbaren Ergebnis führt, versteht die Wirkung strukturierter Eingaben unmittelbar.

Vorlagen haben dabei eine doppelte Funktion: Sie senken die Einstiegshürde für weniger erfahrene Nutzende und schaffen gleichzeitig gemeinsame Standards im Team. Wichtig ist, dass Vorlagen nicht statisch bleiben, sondern regelmäßig überprüft und weiterentwickelt werden.

Wer pflegt Inhalte und Vorlagen intern?

Prompt-Bibliotheken und gemeinsame Standards funktionieren nur, wenn jemand die Verantwortung dafür übernimmt. In der Praxis hat sich bewährt, diese Aufgabe nicht an eine einzelne zentrale Stelle zu delegieren, sondern auf mehrere Schultern zu verteilen: Multiplikatoren in den einzelnen Bereichen kennen die spezifischen Aufgaben und Anforderungen ihrer Abteilung am besten und können Vorlagen gezielt ergänzen und aktualisieren.

Eine übergeordnete Koordination – etwa durch HR, eine KI-Projektverantwortliche oder eine interne Arbeitsgruppe – sorgt dafür, dass Inhalte konsistent bleiben und bereichsübergreifende Erkenntnisse geteilt werden.

Woran erkennt ein Unternehmen, ob sich die Prompting-Kompetenz verbessert?

Messbare Indikatoren für eine wachsende Prompting-Kompetenz im Unternehmen können sein:

• Die Nutzung von KI-Tools nimmt in den relevanten Bereichen zu und wird selbstständiger.
• Mitarbeitende berichten, dass sie KI-Ausgaben gezielter einsetzen und weniger nachbessern müssen.
• Die Prompt-Bibliothek wächst durch aktive Beiträge aus dem Team.
• Fragen an interne Ansprechpartner werden konkreter und aufgabenbezogener – ein Zeichen für wachsendes Grundverständnis.
• In Schulungen oder Austauschformaten werden neue Anwendungsfälle eingebracht, die das Unternehmen bisher nicht bedacht hatte.

Kein Unternehmen wird alle diese Zeichen gleichzeitig beobachten. Aber ein regelmäßiger Blick auf diese Indikatoren hilft dabei, den Kompetenzaufbau realistisch einzuschätzen und gezielt weiterzuentwickeln.

Wie Erhardt IT-Services beim Kompetenzaufbau unterstützt

Wir bei Erhardt IT-Services begleiten mittelständische Unternehmen dabei, Prompting-Kompetenz strukturiert und nachhaltig aufzubauen. Dabei arbeiten wir toolagnostisch: Im Vordergrund stehen die konkreten Aufgaben und Anforderungen Ihres Unternehmens, nicht die Empfehlung eines bestimmten KI-Tools.

Konkret unterstützen wir Sie mit:

• Praxisnahen Schulungen und Workshops, die auf die Aufgaben und Bereiche Ihres Teams zugeschnitten sind
• Einer wachsenden Prompt-Sammlung mit Vorlagen für ChatGPT, Copilot und Co., die Sie direkt in Ihrem Arbeitsalltag einsetzen können
• Beratung bei der Identifikation geeigneter Anwendungsfälle für Ihre Unternehmensstruktur
• Unterstützung beim Aufbau interner Prompt-Bibliotheken, gemeinsamer Standards und Multiplikatorenstrukturen
• Begleitung bei der schrittweisen Integration von Prompting in bestehende Arbeitsabläufe und Lernformate

Wenn Sie einen strukturierten Einstieg in den unternehmensweiten Kompetenzaufbau suchen, bieten wir regelmäßig ein kompaktes Webinar an, in dem Sie die Grundlagen direkt anwenden können. Zum Webinar anmelden und erfahren Sie, wie Sie Prompting-Kompetenz in Ihrem Unternehmen gezielt und nachhaltig aufbauen.