Wie funktionieren Copilot-Prompts in Microsoft 365?

Prompts sind Texteingaben, mit denen Sie Ihrer KI, zum Beispiel Microsoft 365 Copilot, konkrete Aufgaben übergeben, etwa eine E-Mail zusammenfassen, ein Dokument entwerfen oder Meetingnotizen strukturieren. Je präziser und kontextreicher ein Prompt formuliert ist, desto nützlicher und zielgenauer fällt die Antwort aus. In diesem Artikel beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um den praktischen Umgang mit Copilot-Prompts in Microsoft 365.

Was macht einen guten Copilot-Prompt aus?

Ein guter Copilot-Prompt enthält vier Kernelemente: ein Ziel und eine passende Zielgruppe, eine klare Ergebnisdefinition mit Angaben zum Format, eine Rollenbeschreibung sowie einen relevanten Kontext in Form einer Aufgabenbeschreibung und im besten Fall noch relevante Beispiele. Fehlt eines dieser Elemente, arbeitet Copilot mit Annahmen, was die Qualität der Antwort spürbar senkt.

Stellen Sie sich einen Prompt wie eine Aufgabenstellung an einen neuen Kollegen vor. Wenn Sie schreiben „Schreib mir was über das Projekt“, erhält Ihr Gegenüber kaum genug Informationen, um gute Arbeit zu leisten. Wenn Sie hingegen schreiben „Fasse die wichtigsten Ergebnisse des Projekts Alpha aus dem letzten Quartal in fünf Stichpunkten zusammen, für eine interne Statusmeldung an die Geschäftsführung“, ist die Aufgabe eindeutig.

• Aufgabe: Was soll Copilot tun? (Zusammenfassen, entwerfen, übersetzen, analysieren)
• Kontext: Welche Informationen oder Dokumente sind relevant?
• Format: Wie soll die Ausgabe aussehen? (Liste, Fließtext, Tabelle, E-Mail)
• Ton und Zielgruppe: Für wen ist das Ergebnis gedacht?

Damit Sie zu jeder Zeit nachvollziehen können, ob Ihr Prompt vollständig ist, empfehlen wir das Erhardt ZEBRA als Basis. Mithilfe der ZEBRA-Methode strukturieren Sie Ihre Prompts so, dass die KI sie versteht. Hier erfahren Sie mehr und finden außerdem viele fertige Prompts, die Sie direkt nutzen können.

Wie verarbeitet Microsoft 365 Copilot einen Prompt intern?

Microsoft 365 Copilot verarbeitet einen Prompt in mehreren Schritten: Er analysiert die Eingabe, greift auf Daten aus dem Microsoft Graph zu, also auf Ihre E-Mails, Dateien, Kalender und Chats, und kombiniert diese mit dem Sprachmodell, um eine kontextbezogene Antwort zu generieren.

Der Microsoft Graph ist dabei das Bindeglied zwischen Ihren Unternehmensdaten und dem KI-Modell. Copilot versteht nicht nur den Wortlaut Ihres Prompts, sondern berücksichtigt auch, welche Dokumente Sie zuletzt geöffnet haben, wer an einem Meeting teilgenommen hat oder welche Aufgaben in Ihrem Postfach offen sind. Dieser Kontext macht Copilot-Antworten deutlich relevanter als bei einem allgemeinen KI-Chatbot ohne Datenzugang.

Wichtig zu wissen: Copilot greift nur auf Inhalte zu, auf die Sie selbst Zugriffsrechte haben. Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der Microsoft-365-Compliance-Grenzen Ihres Unternehmens, was für viele Organisationen ein wichtiger Faktor bei der Einführung ist.

Welche Prompt-Typen gibt es in Microsoft 365 Copilot?

In Microsoft 365 Copilot lassen sich drei grundlegende Prompt-Typen unterscheiden: Erstellungsprompts, Analyse- und Zusammenfassungsprompts sowie Transformationsprompts. Jeder Typ eignet sich für andere Aufgaben und erfordert eine leicht unterschiedliche Formulierungsstrategie.

Erstellungsprompts

Mit Erstellungsprompts bitten Sie Copilot, etwas von Grund auf neu zu verfassen, zum Beispiel eine Angebotsvorlage, eine Präsentationsstruktur oder eine Projektbeschreibung. Hier ist ein klarer Kontext besonders wichtig, damit das Ergebnis nicht zu generisch ausfällt.

Analyse- und Zusammenfassungsprompts

Diese Prompts nutzen Sie, wenn Sie vorhandene Inhalte auswerten möchten, etwa ein langes Meeting-Protokoll auf die wichtigsten Entscheidungen reduzieren oder eine E-Mail-Konversation auf offene Fragen hin analysieren. Copilot arbeitet hier mit dem Microsoft Graph und Ihren vorhandenen Daten.

Transformationsprompts

Transformationsprompts verändern ein bestehendes Dokument oder einen Text, zum Beispiel einen formellen Bericht in eine verständliche Kundenpräsentation umwandeln, einen Entwurf in eine andere Sprache übersetzen oder einen langen Text kürzen. Diese Prompts profitieren davon, wenn Sie das Ausgangsmaterial direkt im Kontext angeben.

Warum liefert Copilot manchmal ungenaue oder unbrauchbare Antworten?

Copilot liefert ungenaue Antworten vor allem dann, wenn der Prompt zu vage ist, wenn relevante Kontextdaten fehlen oder wenn das Sprachmodell Lücken mit plausiblen, aber falschen Annahmen füllt. Das Phänomen wird in der KI-Welt als „Halluzination“ bezeichnet.

Häufige Ursachen für schwache Copilot-Ergebnisse sind:

• Zu kurze oder unspezifische Prompts ohne Kontext
• Fehlende Angabe des gewünschten Formats oder der Zielgruppe
• Zugriff auf veraltete oder unvollständige Daten im Microsoft Graph
• Widersprüchliche Anweisungen im selben Prompt
• Themen, zu denen kaum relevante Unternehmensdaten vorliegen

Die einfachste Gegenstrategie ist Iteration: Wenn eine Antwort nicht passt, verfeinern Sie den Prompt mit mehr Kontext oder einer klareren Formatvorgabe. Copilot versteht Folgeanweisungen im selben Gespräch und kann seine Antwort entsprechend anpassen.

Wie schreibt man Prompts für Teams, Outlook und Word konkret?

Copilot-Prompts funktionieren in Teams, Outlook und Word nach denselben Grundprinzipien, unterscheiden sich aber in ihrer typischen Aufgabe und dem verfügbaren Kontext. Angepasste Formulierungen steigern die Qualität der Ergebnisse spürbar.

Prompts in Microsoft Teams

In Teams hat Copilot Zugriff auf den Chatverlauf und Meetingaufzeichnungen. Nützliche Prompts sind zum Beispiel: „Fasse die wichtigsten Entscheidungen aus dem heutigen Meeting in drei Stichpunkten zusammen“ oder „Welche offenen Aufgaben wurden in diesem Chat erwähnt?“ Geben Sie immer einen zeitlichen Rahmen oder eine Konversation als Bezugspunkt an.

Prompts in Microsoft Outlook

In Outlook eignet sich Copilot besonders gut zum Entwerfen und Überarbeiten von E-Mails. Beispiel: „Schreib eine professionelle Antwort auf diese E-Mail, in der ich den Termin verschiebe und zwei alternative Daten vorschlage. Ton: freundlich, aber klar.“ Der Schlüssel liegt darin, den gewünschten Ton und die Kernaussage explizit zu benennen.

Prompts in Microsoft Word

In Word können Sie Copilot bitten, Entwürfe zu erstellen, Texte zu überarbeiten oder Dokumente zu analysieren. Ein hilfreicher Prompt lautet: „Überarbeite diesen Abschnitt so, dass er für Leser ohne technisches Vorwissen verständlich ist, und kürze ihn um etwa 30 Prozent.“ Je konkreter Sie das gewünschte Ergebnis beschreiben, desto weniger Nacharbeit benötigen Sie.

Sollten Unternehmen eigene Prompt-Vorlagen einführen?

Ja, eigene Prompt-Vorlagen sind für Unternehmen sehr sinnvoll. Sie sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden Copilot effizient und konsistent nutzen, reduzieren die Einarbeitungszeit und stellen sicher, dass häufig wiederkehrende Aufgaben immer mit denselben bewährten Formulierungen gelöst werden. Hier finden Sie unsere Prompt-Bibliothek mit vielen fertigen Prompts, die Sie direkt nutzen können.

Prompt-Vorlagen sind besonders nützlich für Aufgaben, die regelmäßig anfallen: Meetingzusammenfassungen, Angebotsentwürfe, interne Statusberichte oder Kundenkommunikation. Wenn ein Team erst einmal gute Formulierungen für diese Aufgaben entwickelt hat, profitieren alle davon, anstatt dass jede Person das Rad neu erfindet.

Beim Aufbau einer Prompt-Bibliothek empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

1. Häufig wiederkehrende Aufgaben im Arbeitsalltag identifizieren
2. Für jede Aufgabe einen Basisprompt mit Aufgabe, Kontext, Format und Ton formulieren
3. Vorlagen intern testen und auf Basis der Ergebnisse anpassen
4. Die Sammlung an einem zentralen Ort, zum Beispiel in SharePoint oder Teams, zugänglich machen
5. Vorlagen regelmäßig aktualisieren, wenn sich Prozesse oder Anforderungen ändern

Unternehmen, die diesen Schritt gehen, berichten durchgängig von einer schnelleren Einführung von Copilot im Alltag und einer höheren Zufriedenheit mit den Ergebnissen.

Wie Erhardt IT-Services bei Copilot-Prompts unterstützt

Copilot entfaltet seinen vollen Nutzen erst dann, wenn die richtigen Prompts im richtigen Kontext eingesetzt werden. Wir helfen Ihnen dabei, dieses Potenzial strukturiert zu erschließen, ohne dass Sie sich durch Dokumentationen oder Trial-and-Error arbeiten müssen.

• KI-Beratung und Einführungsbegleitung: Wir begleiten Sie bei der Einführung von Microsoft 365 Copilot in Ihrem Unternehmen, von der Bedarfsanalyse bis zur produktiven Nutzung im Arbeitsalltag.
• Prompt-Vorlagen für Ihren Arbeitsalltag: Wir stellen Ihnen eine praxiserprobte Prompt-Sammlung mit Vorlagen für Teams, Outlook, Word und weitere Anwendungen zur Verfügung, direkt einsatzbereit für typische Geschäftsprozesse.
• Schulung und Wissenstransfer: Wir befähigen Ihre Mitarbeitenden, Copilot sicher und effizient zu nutzen, damit das Tool im Team wirklich ankommt und nicht nur auf einzelnen Arbeitsplätzen genutzt wird.
• Individuelle Lösungen für KMU: Als Partner mittelständischer Unternehmen entwickeln wir Lösungen, die zu Ihren Prozessen passen, nicht umgekehrt.

Wenn Sie tiefer in das Thema Prompting einsteigen möchten, erfahren Sie in unseren Webinaren Prompting Deep Dive & Copilot @ Work alles, was Sie für einen erfolgreichen Start mit Copilot in Microsoft 365 benötigen.